نرم افزار حضور و غیاب دانش آموزان با پیامک خودکار به اولیا

حضور و غیاب کاغذی دو مشکل دارد: ثبتش وقت می‌برد و اطلاع‌رسانی غیبت به والد معمولاً یا دیر انجام می‌شود یا اصلاً انجام نمی‌شود. نرم افزار حضور و غیاب دانش آموزان هر دو را حل می‌کند.

حضور و غیاب آنلاین چطور کار می‌کند؟

مربی جلسهٔ امروز را باز می‌کند، با «همه حاضر» همه را حاضر ثبت می‌کند و فقط غایب‌ها و تأخیرها را تغییر می‌دهد. چهار وضعیت کافی است: حاضر، غایب، تأخیر و غیبت موجه. برای ۲۰ دانش‌آموز، این کار باید در چند ده ثانیه تمام شود.

پیامک خودکار غیبت به اولیا

وقتی دانش‌آموز غایب ثبت شود، پیامک به شمارهٔ ولی اصلی می‌رود. نکتهٔ مهم این است که اگر مربی دوباره حضور و غیاب را ذخیره کند، پیامک تکراری نرود. در کلاس‌یار برای هر دانش‌آموز در هر جلسه فقط یک پیامک غیبت ثبت می‌شود و اگر پیامک خاموش یا قطع باشد، ثبت حضور مختل نمی‌شود.

درصد حضور را چطور حساب کنیم؟

پیشنهاد رایج: «حاضر» و «تأخیر» جزو حضور و «غایب» جزو غیبت حساب شود، و «غیبت موجه» از محاسبه کنار برود. فرمول: درصد حضور = (حاضر + تأخیر) ÷ (حاضر + تأخیر + غایب) × ۱۰۰.

گزارش‌هایی که به کارتان می‌آید

• درصد حضور هر دانش‌آموز و هر کلاس
• فهرست پرغیبت‌ها در یک بازه
• خروجی CSV برای دفتر

پیامک غیبت: فوری یا بعد از پایان کلاس؟

دو روش رایج وجود دارد. فوری: به‌محض ثبت غیبت پیامک می‌رود و والد سریع‌تر خبردار می‌شود، اما اگر مربی اشتباهی «غایب» زده باشد، ممکن است پیامک نادرست برود. بعد از پایان کلاس: مربی فرصت اصلاح دارد و پیامک پس از پایان جلسه ارسال می‌شود. در کلاس‌یار هر دو حالت از تنظیمات قابل انتخاب است.

غیبت موجه و غیرموجه

غیبت موجه (بیماری، مسافرت اعلام‌شده) نباید درصد حضور دانش‌آموز را خراب کند. برای همین، آن را جدا ثبت کنید و از محاسبهٔ درصد کنار بگذارید. دلیل را هم در «توضیح» بنویسید تا بعداً قابل پیگیری باشد.

نکته‌های عملی برای کم‌کردن غیبت

• غیبت‌های پشت‌سرهم را هفتگی بررسی کنید و پیش از رسیدن به سقف مجاز با والد تماس بگیرید.
• برای تأخیرهای مکرر از ثبت «تأخیر» استفاده کنید تا الگو دیده شود.
• گزارش پرغیبت‌ها را در جلسهٔ هماهنگی مربی‌ها مرور کنید.

چک‌لیست راه‌اندازی حضور و غیاب آنلاین

1. شمارهٔ ولی اصلی هر دانش‌آموز را بررسی کنید.
2. پترن پیامک غیبت را در سرویس پیامک بسازید و در تنظیمات وارد کنید.
3. یک پیامک آزمایشی بفرستید.
4. یک هفته با یک کلاس واقعی آزمایش کنید و بعد به بقیهٔ کلاس‌ها گسترش دهید.

برای دیدن این بخش در عمل، دموی کلاس‌یار را باز کنید. توضیحات کامل: نرم افزار مدیریت آموزشگاه کلاس‌یار.